Ta kontroll över dina fil-versioner och spara pengar

Ta kontroll över dina fil-versioner och spara pengar

Att använda SharePoint som lagringsplattform är både smidigt och kraftfullt – men det är lätt att underskatta hur snabbt lagringskostnaderna kan skena i väg om man inte har koll på sin datahantering.

Hur mycket lagring ingår?

I SharePoint Online ingår 1 TB baslagring per tenantoch 10 GB extra per licensierad användare. Det betyder att ett företag med 100 användare får totalt 2 TB lagring från start. Men när verksamheten växer och fler dokument sparas, kan lagringsutrymmet snabbt ta slut.

Versioner – varje ändring tar plats

En av SharePoints styrkor är versionshanteringen: varje gång du sparar en fil, skapas en ny version. Det är toppen för samarbete och säkerhet, men det innebär också att lagringen växer exponentiellt. En PowerPoint-presentation på 200 MB med 10 versioner tar upp 2 GB lagring. Har du tusen sådana filer? Då är du uppe i 2000 GB – och det kostar.

Vad händer när lagringen tar slut?

När du når gränsen för din licensierade lagring måste du köpa till extra utrymme. Priset ligger på cirka 0,20 USD per GB och månad.Så 2000 GB extra lagring kostar ungefär 400 USD, eller cirka 4000 kr per månad.Det är pengar som snabbt kan bli en stor post i budgeten om du inte har koll på din data.

Governance är nyckeln

Utan tydliga rutiner för datastyrning (governance) växer lagringen okontrollerat. Många företag skjuter upp rensningsprojekt eller köper dyra tredjepartsverktyg – men det enklaste är att införa smarta rutiner för versionshantering och rensning. Genom att regelbundet ta bort gamla versioner och onödiga filer kan du hålla kostnaderna nere och undvika överraskningar på fakturan.

Hantering av versioner i SharePoint

Manuell rensning:

• Du kan ange både ett maxantal versioner och ett utgångsdatum (i dagar). Versioner tas då bort automatiskt när det tillåtna antalet överskrids eller när de blir äldre än det angivna antalet dagar.
• Om du bara anger ett maxantal versioner (utan utgångsdatum) tas versioner bort först när antalet överskrider gränsen – äldre versioner sparas tills dess.

Automatisk rensning:

• SharePoint kan även rensa versioner automatiskt enligt en algoritm som utgår från datum. Ju äldre versionerna blir, desto färre gamla versioner sparas – på så sätt optimeras lagringen över tid.

Vilka  inställningarna kan man göra?

• Tenant-nivå:  Inställningarna gäller nya versioner på nya dokumentbibliotek på både befintliga och nya SharePoint-siter.
• Site-nivå: Här kan du välja om inställningarna ska gälla:
   
  • Både befintliga och nya dokumentbibliotek
  • Endast nya dokumentbibliotek
  • Endast  befintliga dokumentbibliotek
 
• Biblioteksnivå: Inställningarna gäller endast nya versioner i det specifika dokumentbiblioteket.

‍

Funktion för automatisk versionshantering i SharePoint(sedan 2024)

Microsoft har lanserat funktionen för automatisk hantering av filversioner i SharePoint, tillgänglig utan extra kostnad. Funktionen körs helt i bakgrunden hos Microsoft och påverkar varken prestanda eller riskerar throttling.

Så fungerar den nya automatiska rensningen av historiskaversioner:

• 0–30 dagar: Alla versioner som skapats under denna period sparas.
• 31–60 dagar: Endast den senaste versionen per timme behålls.
• 61–180 dagar: Endast den senaste versionen per dag sparas.
• ‍Efter 180 dagar: Endast den senaste versionen per vecka behålls.

Den aktuella versionen av en fil får inget utgångsdatum –det sätts först när en ny version skapas. Observera att befintliga äldre versioner behöver hanteras separat, till exempel via ett särskilt rensningsjobb.

När du vill köra en aktiv versionsrensning i SharePoint kan du styra processen på tre olika sätt samt ange om scope:et är för en site eller ett bibliotek

• Automatisk:  Versioner rensas på befintligt innehåll utifrån samma algoritm som ovan.
• Maximalt antal versioner: Du måste ange hur många versioner som får sparas. När gränsen nås tas de äldsta versionerna bort automatiskt.
• Maximal ålder på versioner: Du kan välja att ange hur länge versioner får sparas (i dagar). Versioner som blir äldre än det angivna värdet raderas.

Observera att det tidigaste datumet du kan konfigurera för versionshantering är 2023-01-01. Det innebär att du inte kan ange maximal ålder på versioner som är äldre än detta datum.

‍

Det går att göra en analys på hur de olika alternativen av rensning kommer att påverka en specifik site eller ett bibliotek. I nuläget kan man bara spara filen (som är en .csv) på samma site som analysen görs mot och för att få fram information och rapport för de olika scenarierna så behövs några powershell-kommandon och en excel-template. Mer information om det här Tutorial: Generate and analyze version usage report -SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn

Kundexempel: Effektiv rensning av stora SharePoint-siter

En kund med mycket data och flera stora SharePoint-siterstod inför utmaningen att hantera växande lagringskostnader. Ett tydligt exempel var en större site som hade vuxit till hela 350 GB, med omkring 200 000 versioner av filer.

Resultat av olika rensningsstrategier:

• Rensning av versioner äldre än två år:
      Genom att ta bort alla versioner som var äldre än två år frigjordes 200 GB lagringsutrymme och 145 000 versioner raderades.
• Rensning enligt automatisk algoritm:
      När versioner i stället rensades utifrån SharePoints automatiska algoritm,  frigjordes hela 240 GB och 135 000 versioner togs bort.

Detta visar skillnad i vad rätt rensningsstrategi kan göra –både i antal versioner och mängden lagringsutrymme som kan återvinnas.

Vill du veta mer eller få hjälp att komma vidare med din smarta rensningsstrategi? Tveka inte att ta kontakt med oss på Regentor: info@regentor.se

#Hjärta #Hjärna #Hälsa