I en värld där företag dagligen hanterar stora mängder dokument – allt från inköpsordrar och fakturor till kontrakt och leveransbekräftelser – har behovet av automatiserade och intelligenta lösningar aldrig varit större. Microsoft Syntex är en kraftfull tjänst som använder artificiell intelligens och avancerad maskininlärning för att tolka och bearbeta inkommande dokument på ett effektivt och säkert sätt. Genom att införa Microsoft Syntex kan företag inte bara minska manuellt arbete, utan även öka noggrannheten, förbättra följsamheten och frigöra resurser till mer värdeskapande uppgifter.

Vad är Microsoft Syntex?

Microsoft Syntex är en del av Microsoft 365 och bygger på intelligenta dokumentbearbetningstjänster. Den kan analysera och förstå olika typer av innehåll, extrahera relevant information, klassificera dokument och integrera resultaten i affärssystem. Syntex kombinerar teknik för optisk teckenigenkänning (OCR), naturlig språkbehandling (NLP) och AI-modeller för att tolka både strukturerade och ostrukturerade dokument.

Utmaningar med inkommande dokument

Företag och organisationer får dagligen in stora volymer dokument från olika källor: e-post, portaler, leverantörer och kunder. Dessa dokument kan vara i olika format (PDF, Word, skannade bilder med mera) och innehåller ofta information som är avgörande för verksamhetens processer. Exempel på utmaningar inkluderar:

• Manuell registrering tar tid och är benägen för fel.
• Svårt att snabbt hitta och extrahera rätt information.
• Olika dokumentformat och varierande kvalitetsnivå på inskannade dokument.
• Uppföljning, spårbarhet och compliance blir svårt när information saknas eller är svår att hitta.

Med traditionella arbetssätt innebär detta ofta mycket manuellt arbete, dubbelkontroller och risk för att viktig information tappas bort. Därför är automatiserade lösningar som Microsoft Syntex mycket attraktiva.

Så fungerar Microsoft Syntex vid tolkning av dokument

När inkommande dokument – exempelvis inköpsordrar eller fakturor – laddas upp i ett Microsoft 365-miljö där Syntex är aktiverat, sker följande:

• Dokumentigenkänning: Syntex identifierar dokumenttypen och förstår om det är en faktura, inköpsorder eller annat affärsdokument.
• Dataextraktion: Med hjälp av fördefinierade eller anpassade AI-modeller extraheras nyckelfält, såsom fakturanummer, leverantör, förfallodatum, belopp, orderreferenser och adresser.
• Klassificering: Dokument klassificeras automatiskt och tilldelas metadata, vilket förenklar sökning och arkivering.
• Integration: Den tolkade informationen kan automatiskt skickas vidare till affärssystem eller arbetsflöden, till exempel för attest, uppföljning eller betalning.

Allt detta sker utan att medarbetare behöver öppna och läsa varje dokument manuellt, vilket minskar arbetstid och felmarginal.

Sammanfattning

Microsoft Syntex är ett kraftfullt verktyg för företag som vill tolka och automatisera hanteringen av inkommande dokument som inköpsordrar, fakturor och mycket mer. Tillsammans med Power Automate kan man byta ut de tråkiga manuella arbetsupgifterna mot uppgifter som faktiskt gör skillnad.

‍

Är du nyfiken? Tveka inte att höra av dig till oss på Regentor

‍